会議の後、議事録をまとめるのに時間がかかって、結局その日のうちに書ききれなかった。こういう経験、ある方は多いんじゃないでしょうか。
生成AIに文字起こしを要約させれば、この作業はかなり時短できます。実際、僕も日々の業務でよく使っています。ただし、「全部AI任せで大丈夫」というわけではありません。今日は、安心して使うための線引きを整理します。
AIに任せて気持ちよく時短できる部分
まず、任せて問題ない部分から。
会議の大まかな流れを整理する
話が脱線した部分を整えて、要点をまとめる
箇条書きに整形する、文章を読みやすく直す
このあたりは、AIが得意とする「文章の整理・要約」の領域です。ここを任せるだけでも、議事録作成にかかる時間はかなり短縮できます。
そのまま信じてはいけない部分
一方で、次のような内容は、AIの出力をそのまま信じずに、必ず元の音声や自分の記憶と照らし合わせる必要があります。
数字（金額、日付、数量など）
固有名詞（会社名、人名、商品名など）
「誰が何を決定したか」という責任の所在
なぜかというと、生成AIは「それらしい文章」を作るのが得意な一方、細かい数字や固有名詞を正確に扱うのはそこまで得意ではないからです。聞き取れなかった部分を、それっぽい別の言葉で埋めてしまうこともあります。これは「ハルシネーション」と呼ばれる現象で、生成AI全般に起きうる性質です。
安心して使うための、僕なりのやり方
難しいことをする必要はありません。僕がやっているのは、次のようなシンプルな流れです。
❶ 文字起こし・要約はAIに任せて、たたき台を作ってもらう
❷ できあがった要約の中で、数字・固有名詞・決定事項の3つだけ、元の音声や自分のメモと照らし合わせる
❸ 問題なければそのまま議事録として確定する
すべてを一言一句チェックする必要はありません。間違っていると困る部分だけに絞って確認する、これだけでかなり安心して使えるようになります。
もっと安心して使いたいなら
毎回同じフォーマットの報告書を作っている場合は、あらかじめ「この項目は正確に、この項目は要約でいい」というテンプレートを用意しておくのもおすすめです。
テンプレート化しておけば、AIに何を任せて、何を人が確認するかが毎回明確になるので、チームで使う時にも安心感が違います。
おわりに
議事録や報告書の作成は、AIとの相性がとてもいい作業です。ただし「数字・固有名詞・決定事項」の3つだけは、必ず人の目で確認する。この線引きさえ持っておけば、安心して時短の恩恵を受けられると思います🙌